Blog / Lokalne biuro rachunkowe – czy warto z nim współpracować?
Lokalne biuro rachunkowe – czy warto z nim współpracować?
Przedsiębiorcy mogą dziś prowadzić księgowość bez wychodzenia z domu lub biura. Dokumenty przesyłamy elektronicznie, deklaracje wysyłane są online, a z księgową możemy kontaktować się telefonicznie, mailowo lub szybkiego spotkania online na Teams-ie czy Google Meet. Czy w takich warunkach lokalne biuro rachunkowe nadal ma przewagę nad biurem działającym na drugim końcu Polski?
W wielu przypadkach tak. Bliskość nie powinna być jedynym kryterium wyboru księgowości, ale może znacznie ułatwić współpracę – szczególnie przedsiębiorcom, którzy cenią bezpośredni kontakt, potrzebują dodatkowego wsparcia albo chcą wiedzieć, kto konkretnie odpowiada za finanse ich firmy.
Lokalne biuro rachunkowe – czy warto z nim współpracować?
Odpowiedź na to pytanie zależy przede wszystkim od sposobu, w jaki chcesz i lubisz prowadzić firmę.
Niektórzy przedsiębiorcy przez wiele lat nie spotykają się osobiście ze swoją księgową. Przesyłają dokumenty, otrzymują informacje o wysokości podatków i kontaktują się z biurem tylko wtedy, gdy pojawia się konkretne pytanie. Jeżeli komunikacja działa sprawnie, taki model może być w pełni wystarczający.
Inni właściciele firm chcą jednak od czasu do czasu usiąść z księgową przy jednym stole, dokładnie omówić sytuację przedsiębiorstwa albo poprosić o dodatkowe wsparcie, czy otwartą rozmowę. Dla nich lokalne biuro rachunkowe może być znacznie wygodniejszym rozwiązaniem.
Wielu przedsiębiorców czuje, że finanse i podatki są zbyt ważnym obszarem działalności firmy, aby powierzać je anonimowym (w ich odczuciu) osobom. Możliwość poznania zespołu, zobaczenia siedziby danego biura oraz przeprowadzenia spokojnej rozmowy pomaga im ocenić, czy po drugiej stronie znajdują się ludzie, którym rzeczywiście chcemy zaufać.
Kiedy możemy powiedzieć, że biuro rachunkowe jest lokalne?
Lokalne biuro rachunkowe to nie tylko firma, która ma siedzibę w tym samym mieście lub powiecie. Lokalność oznacza przede wszystkim realną dostępność.
Klient lokalnego biura ma zazwyczaj możliwość umówienia osobistego spotkania, dostarczenia dokumentów w tradycyjnej formie lub skonsultowania bardziej złożonej sprawy bez konieczności organizowania dalekiej podróży. Nie oznacza to oczywiście, że każda faktura musi być przynoszona do biura osobiście – bo nowoczesne lokalne biuro księgowe powinno łączyć obie formy współpracy. Codzienne sprawy mogą być załatwiane zdalnie, natomiast w sytuacjach wymagających szerszej rozmowy, przedsiębiorca może spotkać się ze swoją księgową twarzą w twarz.
Zalety korzystania z lokalnego biura rachunkowego
Najbardziej oczywistą zaletą współpracy z lokalnym biurem rachunkowym jest możliwość bezpośredniego kontaktu. Rozmowa przy jednym stole, zdaniem wielu osób, potrafi być znacznie bardziej efektywna, niż spotkania online czy kontakt mailowy. Część osób zwraca wręcz uwagę na zjawisko tzw. “Zoom Fatigue” – czyli zmęczenia wywołanego godzinami spędzonymi na spotkaniach online.
Możliwość prostej organizacji spotkania stacjonarnego ma duże znaczenie szczególnie na początku współpracy. Przedsiębiorca może poznać osoby, które będą prowadzić jego księgowość, zapytać o ich doświadczenie oraz ustalić zasady komunikacji. Dzięki temu biuro i Klient przestają być dla siebie anonimowymi adresami e-mail – a stają się partnerami odpowiedzialnymi za ważną część działalności firmy.
Lokalne biuro rachunkowe może być także dobrym wyborem dla osób, które nie czują się swobodnie w świecie nowych technologii. Cyfryzacja księgowości przyspiesza, ale nie każdy przedsiębiorca chce samodzielnie obsługiwać kolejne systemy do wystawiania, opisywania i zatwierdzania faktur.
Część klientów nadal korzysta z dokumentów papierowych, wykonuje na nich własne notatki albo potrzebuje pomocy w nauczeniu się nowego programu. W takim przypadku możliwość przyjścia do biura i uzyskania spokojnego wyjaśnienia (bez potrzeby dołączania do spotkań online) ma bardzo praktyczną wartość.
Bliskość może również sprzyjać budowaniu długoterminowej relacji. Księgowa, która dobrze zna przedsiębiorcę i specyfikę jego działalności, łatwiej zauważy nietypową sytuację, zada dodatkowe pytanie albo zwróci uwagę na brakujące dokumenty.
Kiedy korzystanie z lokalnego biura nie będzie dobrym pomysłem?
Sama lokalizacja nie gwarantuje wysokiej jakości usług. Biuro znajdujące się kilka ulic dalej nie będzie dobrym wyborem, jeżeli nie ma odpowiednich kompetencji, działa nieprzejrzyście albo nie zapewnia wsparcia dopasowanego do potrzeb firmy.
Nie warto więc wybierać księgowości wyłącznie na podstawie odległości. Znacznie ważniejsze są doświadczenie zespołu, sposób prowadzenia rozliczeń, zakres odpowiedzialności, jakość komunikacji oraz podejście do bezpieczeństwa podatkowego.
Lokalne biuro rachunkowe może również nie dawać istotnej przewagi przedsiębiorcy, który chce pracować wyłącznie zdalnie. Jeżeli wszystkie dokumenty powstają elektronicznie, firma ma proste rozliczenia, a właścicielowi wystarcza sprawna komunikacja mailowa, fizyczna bliskość może mieć drugorzędne znaczenie.
Trzeba również uważać na biura, które budują swoją ofertę niemal wyłącznie na obietnicy niskiej ceny. Warto sprawdzić, czy podana kwota obejmuje jedynie zaksięgowanie dokumentów, czy także możliwość konsultacji, wyjaśnianie wątpliwości i pomoc w niestandardowych sytuacjach.
Jakie pytania warto zadać lokalnemu biuru księgowemu przed podjęciem współpracy?
Pierwsza rozmowa z biurem rachunkowym powinna pomóc ocenić nie tylko jego ofertę, lecz także sposób działania.
Warto zapytać, kto konkretnie będzie zajmował się naszą firmą i jak długo biuro działa na rynku. Dobrze dowiedzieć się również, czy ma doświadczenie w obsłudze przedsiębiorstw o podobnej formie prawnej, wielkości lub specyfice działalności.
Kolejne ważne pytanie dotyczy zakresu usługi. Czy miesięczna cena obejmuje wyłącznie przetwarzanie dokumentów? Czy przedsiębiorca może zadawać pytania i konsultować bieżące decyzje? Jak szybko biuro odpowiada na wiadomości? W jaki sposób informuje o zmianach przepisów, terminach i potencjalnym ryzyku?
Należy także zapytać o ubezpieczenie OC, sposób zabezpieczania dokumentów i procedury stosowane w przypadku pomyłki. Odpowiedzialne biuro powinno odpowiadać na takie pytania spokojnie, konkretnie i bez unikania szczegółów.
Poznaj Advango – butikowe, lokalne biuro rachunkowe (Poznań, Borówiec)
Advango to butikowe, lokalne biuro rachunkowe z siedzibą w Borówcu pod Poznaniem. Łączymy możliwość sprawnej współpracy zdalnej z bezpośrednim kontaktem dla klientów, którzy chcą spotkać się z osobami odpowiedzialnymi za księgowość ich firmy.
W naszej pracy kierujemy się szwajcarskim podejściem do księgowości. Stawiamy na bezpieczeństwo, stabilność, przejrzyste zasady i działanie zgodne z przepisami. Nie szukamy krótkoterminowych korzyści kosztem trudnego do oszacowania ryzyka podatkowego. Rozliczenia przygotowujemy na podstawie kompletnych danych i odpowiedniej dokumentacji.
Jako butikowe biuro poznajemy działalność naszych klientów i dopasowujemy sposób współpracy do ich rzeczywistych potrzeb. Możesz przekazywać dokumenty elektronicznie i kontaktować się z nami zdalnie, a kiedy potrzebujesz szerszej rozmowy – spotkać się z nami osobiście.
Dobra księgowość nie powinna jedynie informować, ile podatku należy zapłacić. Powinna zapewniać przedsiębiorcy przewidywalność i dawać mu spokój potrzebny do skoncentrowania się na rozwoju biznesu. Tym właśnie zajmujemy się w Advango. Zapraszamy do kontaktu!
Kontakt
+48 605 253 199
biuro@advango.pl
Informacje
Odwiedzi nas
© 2023 Created with Project UP